Flotte de téléphonie d'entreprise : gestion, fonctionnement et prix

Aujourd'hui, nous avons décidé d’aborder avec vous le sujet assez complexe de la flotte de téléphonie d’entreprise, équipement difficile à mettre en place mais indispensable au quotidien pour la communication dans l’entreprise, que ce soit concernant la flotte de téléphonie fixe ou la flotte de téléphonie mobile.

Quelles sont les solutions disponibles ? Comment faire le bon choix pour son cas particulier ? Vers qui se tourner ? Autant de questions que vous vous posez probablement et auxquelles nous allons essayer de répondre.

Une flotte de téléphonie d’entreprise, pour la partie téléphonie fixe, peut être pensée selon différentes technologies, notamment selon la taille et les équipements de l’entreprise en question.

Afin de vous aider à mieux cerner ces technologies, voici quelques informations clés  :

Hébergé et géré par un opérateur de téléphonie fixe, le Centrex est un service qui permet l'externalisation de la gestion du système de voix sur le réseau IP d’une société. Dès lors, l’entreprise n’a plus besoin d’assurer elle-même la gestion d’un IPBX ou d'un PBX.

En outre, le Centrex permet de basculer sur un système de CU (Communications Unifiées) moyennant un coût très raisonnable. En clair, les différentes lignes fixes d’une entreprise peuvent alors être gérées via internet. C’est une solution simple à gérer pour toujours plus de confort.

Dans la pratique, c’est via internet (soit l’IP) que les téléphones fixes des usagers de la société sont authentifiés. Ainsi, l’ensemble des communications téléphoniques, qu’elles soient entrantes ou sortantes, passent par l’IP et non plus le traditionnel standard.

Un des avantages est la réduction très nette des dépenses puisque le coût des appels est bien moindre. Par ailleurs, chaque utilisateur dispose de services très intéressants tels que la messagerie unifiée (une interface utilisateur permet la consultation à distance des télécopies et des messages vocaux).

La contrainte majeure est de devoir doter l’entreprise d'un routeur raccordé à une liaison xDSL ainsi que de suffisamment de téléphones IP.

Cette seconde solution de gestion de votre flotte de téléphonie d’entreprise s’appuie sur la transmission des communications orales via internet, c’est ce qui est appelé la VoIP, mais aussi écrite avec le principe du fax. Le raccordement se fait en direct, sans aucun besoin de placer un quelconque boîtier de conversion.

Dans la pratique, les entreprises souhaitant passer par le Trunk SIP devront déjà disposer d’un IP-PBX (soit la ToIP qui est un système de téléphonie limité au réseau IP local), à défaut elles devront le prévoir.

Enfin, pour la partie fixe de votre flotte de téléphonie d’entreprise, vous pouvez également choisir les lignes analogiques et numériques.

• Les lignes analogiques : Autrement connue sous le nom de RTC (réseau téléphonique commuté), les lignes analogiques sont une option dont la durée de vie est désormais comptée puisque les premières fermetures de ces lignes commenceront dès 2023. Elle convient encore aux toutes petites structures n’ayant besoin de passer qu’un appel à la fois.
• Les lignes numériques : Côté numérique (ou IP), c’est la connexion internet qui permet de relayer les appels. Les données sont transférées plus rapidement et, donc, avec une plus grande qualité (moins de pertes lors du transfert). Par ailleurs, cette solution offre la possibilité de recevoir un grand nombre d’appels simultanés et se révèle moins onéreuse que l’analogique.

Mais une flotte de téléphonie d’entreprise peut aussi embarquer la téléphonie mobile, à savoir l’ensemble des téléphones portables et autres smartphones assortis d’un forfait pro.

Ces appareils sont remis aux employés qui peuvent ainsi disposer d’un moyen de communication efficace, qu’ils soient dans les locaux de l’entreprise ou en déplacement.

Dans cette configuration, la société opte pour une offre groupée de forfaits pour ses salariés qui disposent ainsi de numéros personnels.

Couramment utilisé à titre professionnel, le téléphone mobile offre de la flexibilité aux salariés et leur permet d’avoir une meilleure productivité.

Toutefois, avant de s’orienter vers cette solution, il est important de se poser les bonnes questions. Voici les principales :

Un certain nombre d’éléments peuvent entrer dans les critères de sélection des appareils mobiles d’une flotte de téléphonie d’entreprise, à savoir :

• Le besoin de l’utilisateur selon son activité : Certains métiers requièrent de pouvoir disposer de son mobile de manière assez intensive, voire de pouvoir réaliser de petites présentations. Dès lors, opter pour un téléphone mobile ou une phablette disposant d’un écran aux dimensions assez généreuses permettra de travailler en bénéficiant d’un confort visuel non négligeable. Parfois, la tablette restera la meilleure réponse. Dans tous les cas, les fournisseurs d’appareils mobiles sont aujourd’hui force de propositions afin de satisfaire à la demande du plus grand nombre d’utilisateurs, y compris les professionnels. Par contre, dans le cadre d’une activité ne demandant pas de fonctionnalités particulières ni une utilisation intensive, n’importe quel type de smartphone répondra aux attentes.
• Le besoin d’appareils résistants : Que ce soit pour répondre à des professionnels en déplacement permanent ou pour pallier le risque de choc lorsque les téléphones mobiles sont confiés à des personnels qui évoluent sur des sites industriels ou des chantiers, il existe aussi des versions dotées de coques ultra renforcées.
• Le budget accordé : Afin de pallier les éventuels problèmes de budget, il est envisageable de se tourner vers des appareils dit “de seconde main”. Reconditionnés, ces derniers sont en parfait état et peuvent satisfaire aux attentes. Pour cela, il existe des fournisseurs spécialisés dans ce domaine qui peuvent disposer de modèles très récents. En outre, c’est l’occasion de rentrer dans une démarche plus écologique, une valeur qu’il est ensuite possible de mettre en avant dans l’entreprise.
• L’opérateur : Enfin, un des critères les plus importants pour disposer d’une flotte de téléphonie d’entreprise efficace est celui du choix de l’opérateur. Pour une utilisation dans les meilleures conditions qui soient, il est indispensable que les sites ou les lieux de déplacements des utilisateurs soient parfaitement couverts par le réseau. A défaut, le risque est de se retrouver avec des problèmes d’interruption de communication. Les salariés pourraient même devenir injoignables selon le lieu où ils se trouvent. Il sera aussi possible de se diriger vers un opérateur en particulier, en fonction de l’étendue de son réseau 5G afin de disposer de toujours plus de performances.

Une autre question est celle de la gestion du réseau d’appareils mobiles d’une entreprise. Si la téléphonie fixe est devenue assez simple en termes de logistique, c’est loin d’être le cas de la flotte mobile qui demande une certaine organisation.

• Le suivi financier : Disposer d’un nombre plus ou moins important de téléphones mobiles dans une entreprise requiert automatiquement un suivi financier. Ce dernier devra à la fois porter sur l’acquisition et l’entretien (ou la réparation) des appareils et de leurs accessoires associés (chargeurs, kit main libre…), mais aussi sur le coût de fonctionnement de ces derniers (à savoir les abonnements et autres forfaits professionnels)
• La logistique : En société, il sera également indispensable de réaliser un suivi très précis quant à la mise en oeuvre des réparations des appareils ou à leur remplacement lorsqu’ils sont en fin de vie, mais il faudra également savoir quel employé dispose de quel appareil afin d’être capable de faire l’inventaire des mobiles en circulation ou en attente d’un utilisateur pour ceux rendus lors d’un départ et non remis en circulation.
• La protection des données : Par ailleurs, les téléphones mobiles sont désormais ultra connectés et, de ce fait, des cibles intéressantes pour les pirates. Ainsi, la mise en place d’un système de protection des données présentes sur les appareils est nécessaire. Dans le cas d’un téléphone professionnel, il est notamment indispensable de protéger les données en lien avec les dossiers et contrats en cours, les fichiers clients, etc. Du simple gestionnaire de mot de passe à l’installation d’un antivirus, des solutions existent.

Si vous n’avez pas le personnel pour gérer votre flotte de téléphonie d’entreprise, pour la partie mobile, il est alors possible de se tourner vers une solution EMM, à savoir un gestionnaire spécialisé dans ce type de missions. Il peut s’agir de votre opérateur ou d’une entreprise tierce. C’est ainsi ce dernier qui se chargera de vous proposer une solution adaptée à la gestion de votre flotte mobile.
L’EMM devra être en capacité de faire face à des problématiques de plus en plus nombreuses telles que :

• les nouvelles contraintes réglementaires
• le développement des virus et des malwares
• la multiplicité des terminaux
• la multiplicité des contenus

Finalement, voici les quelques conseils dispensés par les équipes de My Telephonie pour une gestion de flotte mobile sereine et réussie :

• Prévoir une politique de sécurité globale et claire. Cela permet de définir en détail comment il sera possible d’accéder au réseau informatique de votre société et aux différents appareils.
• Inventorier les équipements disponibles. Chaque appareil mobile peut disposer d’un certain nombre d’éléments installés (logiciels, applications, paramètres…), que ce soit par les techniciens en informatique ou par les salariés. Pour un plus grand respect de la politique de sécurité, et donc une protection des données plus efficace, cet inventaire sera généralement nécessaire.
• Retenir le bon mobile pour le salarié. C’est un fait, les gens sont de mieux en mieux équipés en ce qui concerne les smartphones et autres tablettes tactiles. Dès lors, les salariés s’attendent souvent à disposer d'équipements innovants et ultra performants dans le cadre de leur travail. Choisir des appareils parfaitement adaptés aux futurs besoins de vos salariés est donc capital et, comme nous l’avons vu précédemment, il est possible de se doter de très bons modèles pour un budget raisonnable grâce au reconditionnement.
• Opter pour une solution adaptée à vos besoins. Si vous n’avez pas les compétences en interne, l’idéal est de faire confiance à un tiers, comme votre opérateur ou une entreprise spécialisée. Par exemple, le GROUPE NKTEL dispose de savoir-faire de haut vol dans nombre de domaines de la téléphonie.
• Trouver un expert. Enfin, le plus simple est encore de s’appuyer sur un expert, tel que meilleure-telephonie.com, un expert qui se chargera de déployer, pour vous, une flotte mobile adaptée et sécurisée.

Dans cet article, nous avions ainsi pour objectif de vous apporter les informations principales quant à la flotte de téléphonie d’entreprise, à ses possibilités, à sa complexité aussi, pour certains, et à l’importance de faire les bons choix dès le début.

Bien entendu, il s’agit, là, d’un sujet assez technique pouvant parfois faire un peu peur, c’est pour cela que nous sommes à vos côtés, jour après jour, afin de vous accompagner, de vous conseiller et de vous épauler. Nous sommes d’ailleurs à votre écoute si vous avez des questions particulières sur ce sujet de la flotte de téléphonie fixe et mobile.

N’hésitez pas, nos conseillers sont spécialement formés pour vous apporter des éléments et vous aider à y voir plus clair.

Nous pouvons également effectuer un audit gratuit et complet des installations téléphoniques de votre société, un audit qui nous permettra d’aller encore plus loin dans le conseil pour vous aider à y voir clair et trouver toujours plus d’options pour améliorer la qualité de vos équipements internes dans l’entreprise.