Equiper son entreprise en téléphones IP n’est pas une mince affaire !
L’offre est immense, les options à n’en plus finir…Il y en a pour tous les goûts, à tous les prix et lorsqu’on débarque dans le monde de la téléphonie, il est même difficile d’imaginer à quoi servent tant de paramètres sur un téléphone. Cet article vous aidera à y voir plus clair.
L’offre est immense, les options à n’en plus finir…Il y en a pour tous les goûts, à tous les prix et lorsqu’on débarque dans le monde de la téléphonie, il est même difficile d’imaginer à quoi servent tant de paramètres sur un téléphone. Cet article vous aidera à y voir plus clair.
"Les téléphones IP d’entreprise sont prévus pour durer dans le temps, il est donc important de prendre le temps de choisir.
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation doivent primer sur les options parfois trop nombreuses et inutilisées par vos collaborateurs"
Pour en savoir plus sur les modèles les plus utilisés par nos clients, contactez notre service commercial dès maintenant.
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation doivent primer sur les options parfois trop nombreuses et inutilisées par vos collaborateurs"
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Jean Freca
Expert en telephonie VoIP
Compatibilité : Des postes propriétaires au protocole SIP
Avant de commencer à vous intéresser sur le sujet, encore faut-il savoir si tous les téléphones sont compatibles avec votre installation actuelle ou future.
On distingue quatre catégories de téléphones :
- Les téléphones analogiques qui fonctionnent avec les PABX .Il s’agit de téléphones classiques pouvant se raccorder sur une prise téléphonique en T ou RJ11.
- Les téléphones IP dits dédiés ou propriétaires, qui fonctionnent avec les standards téléphoniques IP de même marque.
- Les téléphones IP / SIP qui fonctionnent avec les IPBX et Centrex IP compatibles SIP.
- Les téléphones hybrides, compatibles analogiques et IP
Téléphone IP Dédié Alcatel 4020IP
Téléphone SIP Polycom VVX600
Une fois la compatibilité vérifiée, nous allons vous expliquer les points importants à surveiller et les options les plus intéressantes à garder en tête pour choisir efficacement vos futurs postes téléphoniques IP.
Téléphones Filaires ou DECT
La première chose à faire est d’analyser la fonction de chacun de vos collaborateurs et d’identifier ceux qui, au travers de leur fonction, sont amenés à bouger régulièrement dans l’entreprise.
En effet, certains vadrouillent tout au long de la journée alors que d’autres sont sédentaires.
Il est donc important d’identifier ces différents postes afin d’établir une liste du nombre de postes fixes et de téléphones sans fils appelés DECT ( Digital Enchanced Cordless Téléphone ).
N’ayez aucune crainte concernant les possibilités techniques des DECT, ils en font quasiment tout autant que les postes fixes ( mise en attente, transfert d’appels, conférence ), même s’il faut reconnaitre que, compte tenu de leur faible encombrement, les manipulations demandent un peu plus de dextérité.
N’oubliez pas cependant de vérifier la portée du matériel (entre la borne et le combiné ) si vos collaborateurs doivent parcourir de longues distances au sein d’un entrepôt par exemple.Il est également possible de mailler des bornes pour couvrir une plus large zone.
En effet, certains vadrouillent tout au long de la journée alors que d’autres sont sédentaires.
Il est donc important d’identifier ces différents postes afin d’établir une liste du nombre de postes fixes et de téléphones sans fils appelés DECT ( Digital Enchanced Cordless Téléphone ).
N’ayez aucune crainte concernant les possibilités techniques des DECT, ils en font quasiment tout autant que les postes fixes ( mise en attente, transfert d’appels, conférence ), même s’il faut reconnaitre que, compte tenu de leur faible encombrement, les manipulations demandent un peu plus de dextérité.
N’oubliez pas cependant de vérifier la portée du matériel (entre la borne et le combiné ) si vos collaborateurs doivent parcourir de longues distances au sein d’un entrepôt par exemple.Il est également possible de mailler des bornes pour couvrir une plus large zone.
« Pour un même collaborateur, vous pouvez affecter un poste fixe et un DECT tout en paramétrant une sonnerie en cascade. L’appel arrivera sur le poste fixe, puis basculera sur le téléphone sans fil si celui-ci n’est pas à son bureau »
Esthétique et ergonomie des téléphones IP
C’est là que les choses se compliquent ! Avoir un téléphone possédant tout un tas d’options, c’est bien ! mais pouvoir toutes les utiliser avec simplicité c’est mieux.
L’esthétique et l’ergonomie d’un appareil jouent un rôle important dans le choix d’un téléphone.Si vous passez par un prestataire, n’hésitez pas à lui demander de tester plusieurs modèles pendant une semaine.
Sensibilité des touches, nombres de lignes affichées sur l’écran, nombres de voyants lumineux disponibles, cordon qui s’emmêle trop facilement, combiné ayant tendance à mal être raccroché, manipulation contre-intuitive…toutes ces petites choses semblent anodines et pourtant, une fois acheté, votre téléphone IP pourra vous agacer au plus haut point chaque matin en arrivant au bureau…
L’heure étant au tactile , les marques se tournent de plus en plus vers des postes haut de gamme offrant de grands écrans permettant d’utiliser votre poste IP de bureau comme vous utiliseriez votre smartphone. Si les prix restent élevés, n’oubliez pas que cet investissement est fait pour durer et sera amorti rapidement avec les années.
De plus, lors du changement de votre téléphonie, la formation et l’adaptation de vos collaborateurs à l’utilisation de vos nouveaux postes peut prendre du temps et donc vous coûter de l’argent. D’autant plus si votre entreprise souffre d’un turn-over important et qu’une formation est nécessaire à l’arrivée de chaque nouveau collaborateur. Investir dans un poste au prix plus élevé mais intuitif et ergonomique est donc un paramètre important à ne pas négliger.
L’esthétique et l’ergonomie d’un appareil jouent un rôle important dans le choix d’un téléphone.Si vous passez par un prestataire, n’hésitez pas à lui demander de tester plusieurs modèles pendant une semaine.
Sensibilité des touches, nombres de lignes affichées sur l’écran, nombres de voyants lumineux disponibles, cordon qui s’emmêle trop facilement, combiné ayant tendance à mal être raccroché, manipulation contre-intuitive…toutes ces petites choses semblent anodines et pourtant, une fois acheté, votre téléphone IP pourra vous agacer au plus haut point chaque matin en arrivant au bureau…
L’heure étant au tactile , les marques se tournent de plus en plus vers des postes haut de gamme offrant de grands écrans permettant d’utiliser votre poste IP de bureau comme vous utiliseriez votre smartphone. Si les prix restent élevés, n’oubliez pas que cet investissement est fait pour durer et sera amorti rapidement avec les années.
De plus, lors du changement de votre téléphonie, la formation et l’adaptation de vos collaborateurs à l’utilisation de vos nouveaux postes peut prendre du temps et donc vous coûter de l’argent. D’autant plus si votre entreprise souffre d’un turn-over important et qu’une formation est nécessaire à l’arrivée de chaque nouveau collaborateur. Investir dans un poste au prix plus élevé mais intuitif et ergonomique est donc un paramètre important à ne pas négliger.
La connectique des téléphones
Un téléphone IP dispose de plusieurs connectiques : Une prise d’alimentation, une ou plusieurs prises de raccordement réseaux et généralement une prise casque.
Une option importante concernant la connectique est le PoE (Power other Internet).Cette option permet tout simplement de se passer du câble d’alimentation et de la prise secteur en alimentant le téléphone via un câble réseau RJ45.
Une notion importante quand on voit le nombre de prises utilisées dans un bureau professionnel ( ordinateur, fax, imprimante, lampe de bureau etc…) et la multiplication de câbles en tout genre.
Attention, pour pouvoir alimenter votre poste PoE, celui-ci devra être raccordé sur un switch PoE également.Le switch étant un commutateur où toutes les prises RJ45 de vos bureaux sont raccordées.
Pour résumer, un câble RJ45 part de votre prise bureau jusqu’au téléphone et c’est tout ! Votre téléphone PoE ne nécessite donc qu’un câble pour fonctionner !
Si vous ne disposez pas d’un réseau dédié à la téléphonie ou que votre bureau n’offre qu’une prise RJ45, il est généralement possible de raccorder un second câble RJ45 de votre téléphone jusqu’à votre ordinateur pour connecter celui-ci à Internet.
La dernière connectique importante à prendre en compte est la prise casque.En effet, pour les secrétaires, standardistes ou personnes travaillant en centre d’appels, garder le combiné en main toute la journée est intenable ! Raccorder un casque à votre poste permettra également d’effectuer des saisies sur ordinateur tout en étant en communication.
Une notion importante quand on voit le nombre de prises utilisées dans un bureau professionnel ( ordinateur, fax, imprimante, lampe de bureau etc…) et la multiplication de câbles en tout genre.
Attention, pour pouvoir alimenter votre poste PoE, celui-ci devra être raccordé sur un switch PoE également.Le switch étant un commutateur où toutes les prises RJ45 de vos bureaux sont raccordées.
Pour résumer, un câble RJ45 part de votre prise bureau jusqu’au téléphone et c’est tout ! Votre téléphone PoE ne nécessite donc qu’un câble pour fonctionner !
Si vous ne disposez pas d’un réseau dédié à la téléphonie ou que votre bureau n’offre qu’une prise RJ45, il est généralement possible de raccorder un second câble RJ45 de votre téléphone jusqu’à votre ordinateur pour connecter celui-ci à Internet.
La dernière connectique importante à prendre en compte est la prise casque.En effet, pour les secrétaires, standardistes ou personnes travaillant en centre d’appels, garder le combiné en main toute la journée est intenable ! Raccorder un casque à votre poste permettra également d’effectuer des saisies sur ordinateur tout en étant en communication.
Options et paramétrages des téléphones IP
Voyons maintenant toutes les options et paramétrages possibles d’un téléphone IP.
Si beaucoup d’options relèvent du gadget plus qu’autre chose, d’autres sont indispensables pour toute entreprise.
Vous retrouverez ci-dessous une liste non exhaustive ainsi qu’une explication claire de chaque fonctionnalité des appareils présents sur le marché.
Si beaucoup d’options relèvent du gadget plus qu’autre chose, d’autres sont indispensables pour toute entreprise.
Vous retrouverez ci-dessous une liste non exhaustive ainsi qu’une explication claire de chaque fonctionnalité des appareils présents sur le marché.
- L’écran : Très important, l’écran permet d’afficher un certain nombre de lignes et d’informations.Il peut être couleur ou monochrome et tactile pour simplifier l’utilisation.
- La prise casque : Nous l’avons vu précédemment, la possibilité de connecter un casque et libérer les mains de vos collaborateurs permet un gain de productivité dans le traitement des demandes clients.Une touche prise d’appel directement via le casque est également importante si vous comptez utiliser cet accessoire.
- Mains-libres : Option permettant d’entretenir une conversation grâce à un haut parleur puissant et un micro intégré au poste.Cet option permet d’abandonner le combiné mais n’entretien aucune confidentialité de communication.
- Touches programmables : Option permettant d’affecter des raccourcis clavier.Par exemple une touche peut être affectée à la numérotation et l’appel d’un collaborateur avec qui vous devez échanger régulièrement.
- Journal d’appels : Il s’agit tout simplement d’un journal permettant de lister appels émis, reçus et manqués.
- Répertoire : Option permettant d’enregistrer des contacts dans votre téléphone.
- Compatibilité module d’extension : Généralement, un poste dispose de quelques touches programmables permettant d’affecter une touche à un collaborateur et transférer les appels rapidement.Si le nombre de collaborateurs est élevé, il est possible d’ajouter un module d’extension à votre poste composé d’autres touches programmables.Généralement, cette option est indispensable à la secrétaire pour transférer les appels au sein de l’entreprise sans perdre de temps.
- Touche secret : Touche permettant d’effectuer un appel masqué sans dévoiler votre numéro.
- Touche Mute : Touche permettant de couper le micro de votre téléphone, par exemple pour demander une information confidentielle à un collègue durant la mise en attente d’un client.
- Voyant d’appel lumineux : Voyant permettant de connaitre la disponibilité de vos collaborateurs.Lorsque le voyant est allumé, le collaborateur est en ligne.Cette option souvent négligée est très utile, elle évite de transférer un appel inutilement et balader votre interlocuteur pour ensuite le reprendre puis l’informer que son correspondant n’est pas disponible.
- Nombre de comptes SIP : Nombre de numéros pouvant être affectés à un téléphone.
- Appels simultanés : Nombre de communications pouvant être prises en parallèle.Chaque ligne prise est mise en attente et vous pouvez basculer d’un ligne à l’autre.
- Visioconférence :Certains postes sont dotés d’un écran et d’une caméra frontale permettant d’effectuer des appels en Visioconférence et voir en direct votre interlocuteur.
- Conférence : Nombre de lignes avec lesquelles il est possible de communiquer.Pour simplifier, vous communiquez à plusieurs comme si vous étiez sur une même ligne.
La qualité audio des téléphones IP
Dans ses débuts, la téléphonie IP à longtemps souffert d’une mauvaise réputation quant à la qualité audio des communications.
Pourtant, il n’en est rien, comparée à une communication analogique, la téléphonie VoIP permet d’obtenir un son haute définition.
Sans rentrer dans la technique et l’explication des codecs, il faut savoir que la VoIP permet d’obtenir des communications de meilleures qualité
Pourtant, il n’en est rien, comparée à une communication analogique, la téléphonie VoIP permet d’obtenir un son haute définition.
Sans rentrer dans la technique et l’explication des codecs, il faut savoir que la VoIP permet d’obtenir des communications de meilleures qualité
car sa bande de fréquence est plus large que celle utilisée par une communication analogique.
Cette mauvaise réputation viendrait donc t-elle des téléphones et différentes marques ? La réponse est mitigée ! Les fabricants de téléphones IP haut de gamme rivalisent d’ingéniosité avec des solutions permettant d’améliorer l’écoute en isolant les bruits ambiants et parasites en tout genre…il est donc vrai que certains appareils disposent d’une meilleure qualité d’écoute.
Mais globalement, une mauvaise qualité audio provient souvent d’une chose, le lien XDSL sur lequel repose votre téléphonie ! Si celui-ci est mutualisé avec votre informatique pour des raisons de coût, si le débit fluctue ou se trouve mal calibré face à vos besoins, alors la qualité des conversations s’en ressentira et ce, que votre téléphone coûte 100€ ou 500€.
Cette mauvaise réputation viendrait donc t-elle des téléphones et différentes marques ? La réponse est mitigée ! Les fabricants de téléphones IP haut de gamme rivalisent d’ingéniosité avec des solutions permettant d’améliorer l’écoute en isolant les bruits ambiants et parasites en tout genre…il est donc vrai que certains appareils disposent d’une meilleure qualité d’écoute.
Mais globalement, une mauvaise qualité audio provient souvent d’une chose, le lien XDSL sur lequel repose votre téléphonie ! Si celui-ci est mutualisé avec votre informatique pour des raisons de coût, si le débit fluctue ou se trouve mal calibré face à vos besoins, alors la qualité des conversations s’en ressentira et ce, que votre téléphone coûte 100€ ou 500€.
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